Menselijkheid en transparantie

Over beoordelen

Als bestuurder bestaat een van je meest cruciale succesfactoren uit het hebben en houden van goede directeuren. Zij zijn immers degenen die met de teams concreet aan de slag gaan om de organisatiedoelstellingen te realiseren. Om op dit punt de goede dingen te doen is het van belang te weten wat je onder een goede directeur verstaat. Dat heb je nodig bij het aanstellen van directeuren, maar minstens zo hard bij het beoordelen, begeleiden en ondersteunen van hen.
Wij beoordelen onze directeuren momenteel aan de hand van een reflectieverslag dat zij zelf schrijven. bij het bepalen van de inhoud daarvan krijgen ze feitelijk alle vrijheid. Het mooie daarvan is dat de gesprekken naar aanleiding van die verslagen vaak gaan over zaken die de beoordeelde als essentieel ervaart voor het functioneren. Het nadeel is dat verschillende gesprekken moeilijk met elkaar vergelijkbaar zijn. Ook is het voor de beoordeelde vooraf niet altijd even duidelijk op welke punten de beoordeling plaatsvindt.
De kracht van het reflectieverslag zou ik niet kwijt willen raken. Maar het kan wellicht geen kwaad iets meer sturing te geven. Dat kan door aan te geven dat in het verslag in elk geval op een aantal zaken ingegaan zou moeten worden. In dit blog doe ik een poging om mijn gedachten daarover op een rij te krijgen. Zoals altijd, op persoonlijke titel, zonder dat het meer waarde heeft dan een individuele gedachtengang.
Als uitgangspunt hanteer ik een van de principes die ik al eerder in een blog neerzetten:
Beoordeling vindt plaats aan de hand van een beperkt aantal, eenvoudige criteria.
Deze criteria zou je kunnen verdelen in drie groepen:

  1. Realisatie van de organisatiedoelstellingen
  2. Uitdragen en waarmaken van de waarden en normen van de organisatie
  3. Op orde hebben van de “harde kant” van de organisatie: de bedrijfsvoering en verticale verantwoording

Ik sta stil bij deze drie groepen:

Realisatie van de organisatiedoelstellingen
Uiteindelijk meten we het succes af aan de tevredenheid van onze belangrijkste stakeholders:

  • onze studenten
  • de bedrijven waar zij stage lopen en gaan werken
  • overige instellingen en organisaties waar we mee samenwerken
  • onze medewerkers

Hoe het ook loopt, we zullen moeten zorgen dat deze groepen tevreden zijn over onze school, onze manier van werken, onze resultaten. Via een regelmatig terugkerend onderzoek brengen we dit in kaart. Bij de beoordeling van een leidinggevende geeft deze in het reflectieverslag aan op welke manier gewerkt is aan verhoging van tevredenheid en wat de eigen bijdrage daaraan geweest is.
Daarnaast heeft de organisatie een aantal inhoudelijke ambities en doelstellingen geformuleerd, waarvan je mag verwachten dat de directeur een bijdrage levert aan de realisatie. In onze school leggen we deze vast in diverse documenten:

  • in het koersplan leggen we de ambities voor een wat langere periode vast (4-5 jaar)
  • in de kaderbrief geven we aan welke resultaten het komende jaar prioriteit krijgen
  • in het managementcontract worden deze resultaten vertaald naar concrete resultaatafspraken voor het desbetreffende organisatieonderdeel.

Het lijkt me logisch dat ook aan de realisatie van deze resultaten aandacht besteed wordt in het reflectieverslag.

Uitdragen en waarmaken van de waarden en normen van de organisatie
Onze school heeft vijf belangrijke cultuurwaarden geformuleerd. Van onze medewerkers verwachten we dat ze zich hieraan committeren. Van directeuren mag je verwachten dat ze op deze punten modelgedrag vertonen en dat ze anderen helpen deze waarden verder te ontwikkelen.
De vijf cultuurwaarden van onze school luiden als volgt:
• Resultaatgericht
• Ondernemend
• Reflectief
• Betrouwbaar
• Feedback geven en vragen
Het zou mooi zijn om bij een beoordeling, aan de hand van een klein aantal vragen, te bekijken in hoeverre deze waarden leidend zijn voor het gedrag van de beoordeelde.

Op orde hebben van de “harde kant” van de organisatie: de bedrijfsvoering en verticale verantwoording
Onder dit punt komen zaken naar voren die via onze managementrapportages met een bepaalde regelmaat in beeld gebracht worden. Ze vormen dan ook onderdeel van het geregelde werkoverleg, maar horen natuurlijk ook een plaats te krijgen in de beoordelingscyclus. Wat mij betreft gaat het hier om de volgende zaken:

  • Bedrijfsvoering op orde: een organisatieonderdeel maakt afspraken over het budget dat ze ontvangen om de gemaakte afspraken te realiseren. Met dat budget moet het voor elkaar komen op een kwalitatief goede manier. Dat is niet meer dan je afspraken nakomen: de handtekening onder een managementcontract moet je serieus nemen, ook die van jezelf!
  • Administratief op orde: de harde kant van de organisatie moet kloppen. Dat is immers de basis voor bekostiging en voor verticale verantwoording. Dus moeten je studentenadministratie, je personeelsadministratie en je financiële administratie een beeld geven dat overeenkomt met de werkelijkheid.
  • Verticale verantwoording op orde: we kunnen allerlei opvattingen hebben over de oordelen van de onderwijsinspectie, maar als school zul je uiteindelijk moeten voldoen aan de normen die je belangrijkste financier opstelt. En deze worden beoordeeld door die onderwijsinspectie.

Tenslotte
Een onderwerp als beoordelen roept al snel een beeld op van een afrekencultuur. Als dat daadwerkelijk het gevolg zou zijn, dan kan het wel eens zo zijn dat het middel erger wordt dan de kwaal. Mensen zullen dan gaan bekijken op welke manier zij met een voldoende uit de beoordeling kunnen komen, ook al ontstaan daardoor onwenselijke situaties en gaan beeld en werkelijkheid steeds verder uit elkaar lopen.
Om dit te voorkomen pleit ik rondom beoordeling en prestaties voor een cultuur van Transparantie en menselijkheid. Daarin gaat het om onderstaande vier punten:

  1. Inzicht van bedrijfsonderdelen in elkaars kosten
  2. Publicatie van prestaties
  3. Niet ontslaan bij onvoldoende prestaties, maar helpen bij verbetering en desnoods overplaatsen
  4. Je hoeft niet de beste te zijn als je maar steeds beter wordt

0 Responses to “Menselijkheid en transparantie”



  1. Geef een reactie

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s




Mijn laatste tweets

Archief

Categorieën


%d bloggers liken dit: